Jaarprogramma - Vlaanderen.be

Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap
Administratie Werkgelegenheid
Administratie Economie
Markiesstraat 1
1000 Brussel
RICHTLIJNEN VOOR DE RAPPORTERING EN
KOSTENVERANTWOORDING DOOR DE ERKENDE REGIONALE
SAMENWERKINGSVERBANDEN (werkingsjaar 2005)
Contactpersonen:
Administratie Economie
Afdeling Europa Economie
Hans Destrycker
Tel. 02 / 553.37.14
Fax. 02/ 502 47.02
E-mail: hans.destrycker@ewbl.vlaanderen.be
Administratie Werkgelegenheid
Afdeling Werkgelegenheidsbeleid
Linn van Berlaer
Tel. 02 / 553.44.13
Fax. 02 / 553 40 10
E-mail:linn.vanberlaer@ewbl.vlaanderen.be
1. Inhoudelijke richtlijnen voor het jaarprogramma, de jaarbegroting, het
tussentijds rapport en het eindrapport
1.1. Jaarprogramma
Het jaarprogramma verschaft een duidelijk beeld van de geplande activiteiten voor het
komende werkjaar en toont aan welke de taakstellingen zijn die de vereniging zal
uitvoeren, waarvoor ze door de Vlaamse Regering erkend en gesubsidieerd is.
Belangrijke wijzigingen in het jaarprogramma worden steeds gemeld aan de
administratie.
Het jaarprogramma vormt de basis voor de latere opmaak van het tussentijds rapport en
het eindrapport. De administratieve opvolging en gelijkwaardige beoordeling van de
ERSV’s wordt vereenvoudigd door een uniforme rapportering. Vandaar worden de
erkende regionale samenwerkingsverbanden verzocht de inhoud van hun jaarprogramma
als volgt te structuren:
Algemene werking van de vereniging

Vergaderkalender algemene vergadering (AV) en raad van bestuur (RVB)
Voor zover bekend, worden de volgende te nemen beslissingen door de AV of
RVB vermeld: belangrijke wijzigingen in de administratieve en of logistieke
organisatie van de vereniging, beslissingen rond personeelsbeleid, aanpassingen
van de statuten of huishoudelijk reglement, veranderingen in samenstelling van
de raad van bestuur en de algemene vergadering, verbintenissen of handelingen
t.o.v. derden als rechtspersoon

Voor zover zij voorkomen, een overzicht van de algemene ondersteunende
activiteiten voor de ganse vereniging, resoc’s en serr’s (bijvoorbeeld de werking
van een overkoepelend secretariaat)

De ledenlijst
Uitbouw van de werking van
(jaarprogramma 2005 en 2006)

vereniging,
de
SERR’s
en
de
RESOC’s
Personeelsbeleid
De toelichting geeft het personeelsorganigram weer en regelingen i.v.m. de
arbeidsvoorwaarden en het statuut van het personeel.

Ledenwerving (lokale besturen en toegevoegde leden)

Hoe tracht men te komen tot een zo groot mogelijke aansluiting van de lokale
besturen binnen het werkingsgebied van het regionaal samenwerkingsverband?
Welke leden worden aangezocht als toegevoegde leden om deel te nemen aan
het overleg en welke rol wordt er vooropgesteld?
Opstart van de Serr’s en Resoc’s
Wat is de timing en het stappenplan voor de installatie van Serr’s en Resoc’s?
Zijn er concrete initiatieven gepland ter ondersteuning van de opstart van het
overleg binnen de Serr’s en Resoc’s?
1

Organisatie van de getrapte vertegenwoordiging en of de betrokkenheid van de
lokale besturen
Welke bijdrage zal de vereniging leveren voor een goede en blijvende
betrokkenheid van de lokale besturen?
Bijdrage aan de sociaal-economische streekontwikkeling

De geplande ondersteuning van de missie, de visievorming en de uitvoering van
de taken van de SERR’s en RESOC’s:
Per SERR:

de adviesfunctie en standpuntbepaling van de SERR

het in de schoot van de SERR georganiseerde sociaal overleg
Per RESOC:


de adviesfunctie en standpuntbepaling van de RESOC

de voorbereiding en vaststelling van het streekpact

……
Samenwerkingsvormen met andere ERSV’s en of bestuursniveau’s rond sociaaleconomisch streekontwikkelingsbeleid
Hieronder vallen alle geplande vormen van samenwerking en uitwisseling van
gegevens (al dan niet op basis van een officiële samenwerkingsovereenkomst of
protocol).
1.2. Begroting
Op basis van het jaarprogramma wordt een begroting opgemaakt van de verwachte
personeels- en werkingskosten en de begrote inkomsten. Inkomsten en uitgaven
verbonden aan gesubsidieerde activiteiten dienen onderscheiden te worden van deze
van de werking van de vereniging.
1.3. Het tussentijds rapport
Het tussentijds rapport heeft dezelfde structuur als het jaarprogramma en geeft in het kort
de vordering weer van de geplande activiteiten tijdens de eerste vijf maanden van het
werkjaar. Voor afwijkingen van de vooropgestelde doelstellingen dient een
verantwoording in het tussentijds rapport opgenomen te worden.
1.4. Het eindrapport
In tegenstelling tot het tussentijds rapport, bevat het eindrapport een grondige toelichting
van de uitvoering van het jaarprogramma. Het eindrapport bevat een overzicht van de
2
uitgevoerde activiteiten, ook deze los van het streekpact. Het eindrapport volgt hierbij de
indeling van het jaarprogramma. Bij het eindrapport wordt een financieel rapport gevoegd
dat een gedetailleerd overzicht biedt van de uitgaven en inkomsten verbonden aan de
werking omschreven in het eindrapport (zie ook deel II Richtlijnen financiële rapportage
en kostenverantwoording).
3
2. Richtlijnen voor de financiële rapportering en kostenverantwoording
2.1. Algemene aandachtspunten
-
De subsidie van de Vlaamse Gemeenschap dekt, na aanvaarding van de kosten door
de administratie Werkgelegenheid en administratie Economie, de loon - en
werkingskosten van de medewerkers verbonden aan het ERSV, voor zover deze
medewerkers activiteiten uitvoeren die kaderen binnen de uitvoering van de
engagementen in het subsidiebesluit en de toepasselijke regelgeving. Kosten
verbonden aan uitbestede studies worden aanvaard als werkingskosten mits deze
studies in de begroting opgenomen werden.
-
Enkel kosten met betrekking tot de subsidieperiode zoals vermeld in het
subsidiebesluit, zijn subsidiabel.
-
Teneinde de inhoudelijke werkzaamheden te verantwoorden, wordt een duidelijk en
volledig overzicht van de gepresteerde activiteiten opgeleverd, gekoppeld aan de
nodige verslagen.
-
Alle gemaakte kosten dienen integraal verantwoord te worden in het saldodossier.
Originele facturen worden gedurende 10 jaar ter plaatse bewaard voor eventuele
inspectie ter plaatse.
-
De uitgekeerde voorschotten gelden als voorwaardelijke betalingen, de
eindafrekening via betaling saldo of eventuele terugvordering gebeurt bij de
aanvaarding van de kosten in het saldodossier.
-
De eventueel via voorschot teveel betaalde som moet op eenvoudig verzoek van de
administratie teruggestort worden.
-
De uiterste indieningtermijnen van rapporten die
uitvoeringsbesluit dienen nageleefd te worden.
-
Bij het hanteren van een verdeelsleutel voor de toewijzing van de kosten, moet
steeds duidelijk gemotiveerd worden waarom en hoe deze verdeelsleutel wordt
toegepast.
-
Jaaroverschrijdende kosten worden a rato van het aandeel in de betreffende
jaarlijkse subsidieperiode ingebracht.
-
Vergaderkosten dienen verantwoord te worden d.m.v. facturen of onkostennota’s.
-
Verschuivingen, groter dan 10 % van de initieel vooropgestelde uitgaven binnen de
begrotingsposten, dienen tijdens de loop van het werkjaar voor akkoord voorgelegd
te worden aan de administratie.
-
De ERSV’s dienen geen uitsplitsing te maken van de totale kosten in functie van de
aparte betoelaging door de administratie Economie en Werkgelegenheid.
vermeld worden in het
4
2.2. Loonkosten
Intern personeel
-
Als personeelskosten worden aanvaard: de directe brutosalarissen met inbegrip van
vakantiegeld, eindejaarspremie en de wettelijk verplichte werknemers- en
werkgeversbijdragen.
De
subsidiabele
loonhoogte
van
de
ex-STC
werknemers/functies blijft uiteraard gelimiteerd tot de subsidiabele norm die in het
kader van de STC-subsidiëring vanuit het beleidsdomein Werkgelegenheid gold.
Andere extra-legale voordelen zijn niet subsidiabel.
-
Loonkosten worden aangetoond d.m.v. loonfiches.
Gedetacheerd personeel
-
Externe Loonkosten voor gedetacheerd personeel worden aangetoond d.m.v.
facturen
2.3. Rechtstreeks personeelsgebonden kosten, geen loonkost
-
Provisie vakantiegeld
-
Jaarlijkse aanleg provisie voor nieuwe werkingsjaar moet gepaard gaan met
regularisatie / aftrek provisie voorgaande jaar;
De berekening en verrekening van de provisie dienen duidelijk verantwoord te
worden;
De provisie wordt ingebracht als kost.
-
Betalingen aan het sociaal secretariaat voor de loonadministratie van de
personeelsleden worden verantwoord via facturen.
-
Premie arbeidsongevallenverzekering:
-
Inbrengen in saldodossier à rato van de betreffende jaarlijkse subsidieperiode
Afrekeningen van jaarlijkse bijdragen voor verzekeringspremies moeten
verantwoord worden door middel van facturen van de effectieve aanrekening
aan het ERSV door de verzekeringsmaatschappij, met betrekking tot de
subsidieperiode.
-
Vorming - en opleidingskosten dienen bewezen te worden via facturen of
betalingsbewijzen. Louter bewijs van inschrijving volstaat niet als verantwoording.
-
Verplaatsingsonkosten:
-
-
Enkel verantwoorde kosten voor verplaatsingen binnen de subsidieperiode
kunnen in het saldodossier ingebracht worden;
Verplaatsingen met de wagen en het openbaar vervoer dienen verantwoord te
worden via een maandelijkse onkostenstaat per persoon met vermelding van
datum,
bestemming,
reden
en
aantal
afgelegde
kilometers.
(dienstverplaatsingen aan maximum 0,2771 euro/ km. volgens
indexatieregime kilometervergoeding Vlaamse ambtenaren, of bewezen
kosten openbaar vervoer);
Parkeerkosten zijn subsidiabel, parkeerboetes niet;
5
-
Tussenkomst werkgever in abonnement woon-werkverkeer (cf. wettelijke
regeling).
2.4. Werkingskosten
Het algemeen principe voor werkingskosten is dat alle kosten, waarvan aangetoond
wordt dat ze gemaakt zijn in functie van de uitvoering van het subsidiebesluit én dat ze
gemaakt zijn binnen de subsidieperiode, subsidiabel zijn1.
-
Huisvestingskosten
Dit betreft de huurkosten van de werkelijk door het ERSV-team benutte
kantoorruimte:
a) Bewijzen via facturen
b) Bij wijzigingen dient een kopie van huurcontract bijgevoegd te worden in
het saldodossier;
c) Indien in groter complex inbrengen in saldodossier via pro rata
aanrekening;
d) Eventuele indexatie van de huurkosten dient duidelijk aangegeven te
worden.
-
Afschrijvingen investeringskosten:
-
-
-
-
Alle aankopen van duurzame gebruiksgoederen en andere roerende of
onroerende goederen boven de 200,00 euro dienen volgens geldende
afschrijvingsregels afgeschreven te worden;
Jaaroverschrijdende afschrijvingen kunnen in het saldodossier op jaarbasis over
een periode van maximaal 12 maanden ingebracht te worden, naargelang
ingebruikname activum;
Enkel kosten voor afschrijvingen binnen de subsidieperiode kunnen in het
saldodossier ingebracht worden;
De eerste maand van afschrijving is de maand van facturatie van dit activum;
Niet de integrale aanschafwaarde is subsidiabel, wel de gebruikskost in
afschrijving, waarbij volgende afschrijvingstermijnen op jaarbasis van toepassing
zijn:
- 1° gebouwen: 33 jaar
- 2° meubilair, rollend materiaal, installaties en uitrusting: 10 jaar
- 3° kantoorapparaten (telefoon, fax, elektrische rekenmachines e.d.), harden sotfware informatica: 3 jaar
Kosten externe studieopdrachten
Er wordt op gewezen dat de kosten maar kunnen aanvaard worden, voor zover de
wetgeving op de overheidsopdrachten gerespecteerd werd.
-
1
Kosten verbruiksgoederen:
Voor zover passend binnen het bij besluit vastgelegde maximale subsidiebedrag
6
-
-
Verzekeringspremies:
-
-
Inbrengen in saldodossier à rato van de betreffende jaarlijkse subsidieperiode;
Afrekeningen van jaarlijkse bijdragen voor verzekeringspremies moeten
verantwoord worden door middel van facturen van de effectieve aanrekening aan
het ERSV door de verzekeringsmaatschappij, met betrekking tot de
subsidieperiode.
Abonnementen:
-
-
De
aankoop
van
verbruiksgoederen
(kantoorbenodigdheden,
geen
investeringsgoederen, bv. papier, inkt voor printers, ringmappen, briefomslagen,
kopiekosten e.d.) worden verantwoord via facturen.
Enkel kosten voor abonnementen binnen de subsidieperiode kunnen in het
saldodossier ingebracht worden. Het verband met de taakuitoefening dient
duidelijk te zijn.
Vergoedingen:
-
Vergoedingen voor de leden van de algemene vergadering, de raad van bestuur,
de serr’s en resoc’s worden niet aanvaard als subsidiabele kost.
2.5. Ontvangsten
-
Eventuele ontvangsten met betrekking tot de door de Vlaamse overheid bij besluit
gesubsidieerde activiteiten voor de basisopdracht van de VZW ERSV dienen duidelijk
in het saldodossier aangegeven te worden.
7
2.6. Het kostenschema:
Het kostenschema wordt als volgt opgebouwd:
Bedrag in euro
1
Personeelskosten
1.1.
1.2.
1.3.
Bezoldigingen intern personeel
Woon-werkverkeer intern personeel
Verplaatsingskosten intern personeel
Subtotaal
2
Werkingskosten
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
2.8
2.9
2.10
2.11
2.12
2.13
2.14
Kantoorbenodigdheden, niet duurzame verbruiksgoederen
Water, gas, elektriciteit, verwarming
Telefoon, post, fax
Belastingen en verzekeringen
Roerend materiaal in huur
Roerend materiaal in leasing
Roerend materiaal in afschrijving
Onroerend materiaal in huur
Onroerend materiaal in leasing
Onroerend materiaal in afschrijving
Kosten sociaal secretariaat (loonadministratie)
Kosten externe boekhouding
Organisatiekosten voor 'event', seminarie,…
Andere (specifieer in de Toelichting)
Subtotaal
Totaal subsidiabele kosten
3. Indiening van de documenten
Alle rapporten en bijhorende begroting worden in tweevoud overgemaakt aan de
Administratie Werkgelegenheid - Afdeling Werkgelegenheidsbeleid, Markiesstraat 1, 1000
Brussel.
-
Jaarrapport en begroting:
2005: Het gedetailleerde jaarrapport met betrekking tot het volledige werkjaar 2005
wordt uiterlijk drie maanden na de erkenning ingediend. De begroting werd bij het
erkenningsdossier gevoegd.
vanaf 2006: Het gedetailleerde jaarrapport en begroting worden vóór 1 november van
het voorafgaande jaar ingediend.
-
Tussentijds rapport:
Uiterlijk op 30 juni van het lopende werkjaar
-
Eindrapport:
Uiterlijk 6 maanden na de voorbije subsidieperiode
8
4. Bijlagen
Model van kostenstaat:
MINISTERIE VAN DE VLAAMSE GEMEENSCHAP
Administratie Werkgelegenheid
Administratie Economie
Markiesstraat 1
1000 Brussel
Ons kenmerk:
Uw kenmerk:
Betreft: kostenstaat van ………euro van (naam ERSV) t.a.v. de Vlaamse Gemeenschap
SCHULDVORDERING
Basis: Ministerieel besluit van …. ,, houdende de toekenning van een subsidie aan (naam ERSV)
In de bovenvermelde subsidiebesluit werd een bedrag van maximaal ……..euro toegekend ter
financiering van de in het ministerieel besluit gepreciseerde personeels- en werkingskosten van (naam
ERSV)
De totale som van de kosten gemaakt bedraagt ………. euro.
Als bijlage is een overzicht van de gemaakte kosten volgens kostenposten toegevoegd.
De maximale Vlaamse financiering bedraagt in totaal ………….euro.
Het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap is verschuldigd aan:
(naam ERSV)….
adres:
de som van …………euro als voorschot / saldo*.
Som te storten op rekeningnr.
referentiekenmerk).
-
-
van (naam, adres en eventueel vermelding
De activiteiten van (naam ERSV) zijn wel/niet* onderworpen aan de BTW.
Het tussentijdse/eindrapport* zoals voorzien in bovenvermeld subsidiebesluit is als bijlage toegevoegd
of ingediend op datum van / /
.
Voor echt en waar verklaard voor de som van……….euro.
Te: (plaats en datum)
Handtekening
Naam
Functie
9