Het personeelsdossier

1
www.xperthr.nl | 0314-358 356 | XpertHR, de HR antwoordbank is onderdeel van Reed Business Information
Het personeelsdossier
Het personeelsdossier is voor grote en kleine organisaties van groot belang. In een
personeelsdossier zitten de benodigde gegevens voor de uitvoering van een
arbeidsovereenkomst. Een goed personeelsdossier bevat alle actuele gegevens op basis
waarvan de werkgever zijn beslissingen over de werknemer kan onderbouwen, of het nu om
salarisverhoging of ontslag gaat.
De vraag die in de praktijk regelmatig rijst is welke gegevens thuis horen in een
personeelsdossier en welke niet. Wat zijn de verplichtingen waaraan voldaan moet worden
ten aanzien van het beheer van het personeelsdossier en hoe lang mogen / moeten de
gegevens uit het personeelsdossier bewaard worden? Gelden voor een digitaal
personeelsdossier nog bijzondere eisen? Hieronder gaan wij in op alle ins and outs rondom
het personeelsdossier.
Welke regels gelden voor het aanleggen en bijhouden van
een personeelsdossier?
Uit de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) vloeien onder meer de volgende
verplichtingen voort:




De werkgever is verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van de
gegevens in de personeelsadministratie
Gegevens in het personeelsdossier moeten, gelet op het doel waarvoor ze verwerkt
worden (het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst), toereikend, ter zake dienend en
niet bovenmatig zijn
De werkgever moet de werknemers informeren over de doeleinden waarvoor de
gegevens worden verzameld
De werkgever moet passende technische en organisatorische maatregelen treffen
om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige
verwerking (Zie bewaarplaats)

Persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor de
verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verzameld en
vervolgens gebruikt (Zie bewaartermijnen)

De werkgever moet de werknemers de mogelijkheid bieden hun gegevens in te zien
en eventueel te corrigeren (Zie recht op inzage)
2
www.xperthr.nl | 0314-358 356 | XpertHR, de HR antwoordbank is onderdeel van Reed Business Information
Welke gegevens horen thuis in een (individueel)
personeelsdossier?
In het algemeen bevat een personeelsdossier gegevens en documenten uit de volgende vijf
hoofdgroepen:





Persoonlijke gegevens
Contracten & arbeidsvoorwaarden
Functioneren & ontwikkeling
Ziekteverzuim
Diversen & bijzonderheden
Tip!
Gebruik voor iedere werknemer eenzelfde soort dossier of map en hanteer voor ieder
personeelsdossier dezelfde indeling. Maak verschillende segmenten aan door middel van
tabbladen. Dat is overzichtelijk en maakt het werken met dossiers gemakkelijk.
Persoonlijke gegevens










Stamkaart
Naw gegevens
Kopie van het identiteitsbewijs
Burgerservicenummer (BSN)
Sollicitatiebrief en het CV van de werknemer
Opgaaf gegevens voor de loonheffing (voorheen: Kopie loonbelastingverklaring)
Kopieën van diploma's
Getuigschriften
Verklaring van goed gedrag (indien van toepassing)
Werkvergunning of verblijfsvergunning (voor buitenlandse werknemers)
Contracten & arbeidsvoorwaarden








Kopie aanstellingsbrief
Arbeidsovereenkomst
Als er een personeelsreglement / personeelshandboek van toepassing is: een door
de werknemer ondertekende verklaring dat hij akkoord is met de toepasselijkheid
daarvan
Eventuele aanvullingen of wijzigingen arbeidsovereenkomst
Geheimhoudingsverklaring (indien van toepassing)
Documentatie over pensioenregeling (indien van toepassing)
Onkostenvergoedingen (indien van toepassing)
Bonus- en of targetregelingen (indien van toepassing)
3
www.xperthr.nl | 0314-358 356 | XpertHR, de HR antwoordbank is onderdeel van Reed Business Information

Documentatie over gefaciliteerde middelen van het bedrijf (leaseauto, laptop, gsm,

kleding, bescherming, et cetera) (waaronder door de werknemer voor akkoord
getekende gebruikersovereenkomst) (indien van toepassing)
Arbeidstijdenregistratie (bijvoorbeeld klokkaarten) (indien van toepassing)
Eventueel zwangerschaps- ouderschaps- of zorgverlof, bijzonder verlof (indien van
toepassing)

Functioneren & ontwikkeling







Functieomschrijving;
Salarisschaalindeling;
Verslagen van beoordelings- en/of functioneringsgesprekken
Persoonlijk ontwikkelingsplan (POP)
Afspraken over loopbaan: actieplan, (persoonlijk) ontwikkelingsplan (POP) en targets
Gevolgde cursussen en opleidingen
Overzicht van loopbaan: toegekende promoties, et cetera
Ziekteverzuim


Verzuimfrequentie
Eventuele informatie over de functionele beperkingen van de zieke werknemer en de
noodzakelijke aanpassingen op de werkplek
Let op!
Er mogen géén medische gegevens worden opgenomen in het personeelsdossier. Dus ook
niet het re-integratiedossier. Medische gegevens horen thuis in het arbodossier dat berust bij
de bedrijfsarts.
Diversen en bijzonderheden


Persoonlijke werkaantekeningen van leidinggevende
Correspondentie met de werknemer
4
www.xperthr.nl | 0314-358 356 | XpertHR, de HR antwoordbank is onderdeel van Reed Business Information
Welke gegevens horen uitdrukkelijk niet thuis in een
personeelsdossier?
Het is (op grond van art. 16 e.v. Wbp) uitdrukkelijk verboden om informatie in het
personeelsdossier op te nemen over iemands:






Ras
Geloofsovertuiging
Lidmaatschap van een vakbond, kerk, milieubeweging of politieke partij
Seksuele geaardheid
Lichamelijk en geestelijke gezondheid
Strafblad
Hoe in de praktijk om te gaan met een verzoek om inzage
en correctie?
In de praktijk kan aan verplichting om de werknemer op zijn verzoek inzage te geven in zijn
personeelsdossier en eventuele correctie worden voldaan door:
Voor zover nodig de hiervoor bedoelde interne notities (tijdelijk) te verwijderen uit het
dossier.

De werknemer inzage te geven in het bijzijn van bijvoorbeeld de direct
leidinggevende of HR adviseur en de werknemer desgewenst kopieën te verstrekken
van door hem aangewezen documenten uit het personeelsdossier.
Let op! Geef het dossier nooit uit handen.


Honoreer het verzoek om inzage binnen vier weken.
Corrigeer alleen gegevens als deze feitelijk onjuist zijn. Als gegevens subject onjuist
zijn (als een werknemer het bijvoorbeeld niet eens is met de inhoud van een
gespreksverslag of beoordeling), dan heeft hij het recht om zijn eigen versie aan het
dossier toe te laten voegen.
Digitaal personeelsdossier
Tegenwoordig worden steeds meer documenten digitaal bewaard. Het scannen van
papieren documenten om ze daarna slechts geautomatiseerd te gebruiken, wordt ook steeds
populairder. Het bespaart namelijk veel werkruimte en tijd.
5
www.xperthr.nl | 0314-358 356 | XpertHR, de HR antwoordbank is onderdeel van Reed Business Information
Aan het digitaal bewaren en beheren van personeelsdossier, kleven in juridisch opzicht
enkele haken en ogen, waar rekening mee gehouden moet worden, namelijk het treffen van
passende beveiligingsmaatregelen en de bewijsfunctie van het personeelsdossier.
Passende beveiligingsmaatregelen
Net als bij een fysiek personeelsdossier geldt dat de werkgever er voor moet zorg dragen dat
onbevoegden zich geen toegang kunnen verschaffen tot de dossiers. Enerzijds betekent dit
dat de werkgever passende technische en organisatorische maatregelen moet treffen ter
beveiliging. Anderzijds betekent dit dat de werkgever goed moet kijken (en op dat niveau ook
passende beveiligingsmaatregelen moet treffen) naar het autorisatievraagstuk: wie hebben
toegang tot het digitale personeelsdossier? Wie vult het dossier en wie beheert het dossier?
Bewijsfunctie van het personeelsdossier
Een belangrijk aspect van het personeelsdossier is de bewijsfunctie. Denk aan de originele
(wijziging van de) arbeidsovereenkomst(en), gespreksverslagen, gemaakte afspraken, et
cetera, voorzien van de handtekening van de werknemer. Originele door de werknemer
getekende stukken, hebben meer bewijskracht dan een kopie of een print van een ingescand
document.
Een uitzondering hierop is de situatie waarin sprake is van substitutie, in die zin dat de
digitale reproductie (de scan) het originele papieren document vervangt. Die uitzondering
doet zich alleen voor als er binnen de organisatie (strikte) voorwaarden gesteld worden aan
het scanproces, het opslaan van de documenten en het beheerproces na het digitaliseren en
de bewaartermijnen goed in acht worden genomen.
Bij het digitaliseren moet veel aandacht worden geschonken aan echtheidskenmerken van
de documenten (de authenticiteit van de herkomst, de integriteit en controleerbaarheid van
de inhoud). Als een beroep wordt gedaan op een document uit een digitaal
personeelsdossier, moet aangetoond kunnen worden dat de inhoud door conversie niet is
gewijzigd en dat er geen selectie in de gegevens is gemaakt. Beveiliging met elektronische
certificaten kan hiertoe bijdragen (art. 3:15a BW) en er kan een bewijsovereenkomst tussen
partijen worden gesloten (notitie Bewaren en bewijzen van het ministerie van Economische
Zaken in samenwerking met ECP.nl). Binnen de gehele wettelijke bewaartermijn moeten de
digitale bestanden vlot in te zien zijn. Meer hierover kunt u nalezen in de brochure Uw
geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht op de website van de
Belastingdienst.
Uitbesteden
Omdat er veel haken en ogen kleven aan het digitaliseren van personeelsdossiers, wordt dit
in de praktijk meestal uitbesteed aan externe partijen die hierin zijn gespecialiseerd. Hierbij
6
www.xperthr.nl | 0314-358 356 | XpertHR, de HR antwoordbank is onderdeel van Reed Business Information
moet er wel rekening mee gehouden worden dat ook als het digitaliseren en beheer van
personeelsdossiers is uitbesteed aan derden, de werkgever ten opzichte van de werknemer
verantwoordelijk blijft voor de correcte toepassing van de geldende regels.
Vernietiging fysiek dossier?
Als digitalisering van de personeelsdossiers heeft plaatsgevonden, is de vraag wat er moet
gebeuren met het fysieke dossier. Wordt het fysieke dossier vernietigd of worden (delen van)
de fysieke dossiers bewaard? Die vraag laat zich in het algemeen niet eenvoudig
beantwoorden. Dat hangt af van hoe digitalisering heeft plaatsgevonden en of de
authenticiteit, integriteit en controleerbaarheid van de gegevens voldoende gewaarborgd kan
worden. Uiteraard moet ook zijn voldaan aan alle andere verplichtingen die gelden voor
personeelsdossier (dus voor fysieke en digitale dossiers).
Als digitalisering en beheer plaatsvindt door een externe partij, moet dat onderling besproken
worden en moeten daar afspraken over worden gemaakt (in die zin dat de externe partij er
voor in staat dat voldaan is aan alle eisen die gelden voor het digitaliseren van
personeelsdossiers, mede met het oog op de aansprakelijkheid van de externe partij ten
opzichte van de werkgever voor het geval toch niet aan alle verplichtingen is voldaan).
Als de werkgever daar niet van overtuigd is of niet bereid is om op dat punt risico te lopen, is
het raadzaam om de Engelse uitdrukking “better safe than sorry” toe te passen en de
belangrijke originele documenten uit het personeelsdossier (met daarop de handtekening
van de werknemer) te bewaren.
Meer weten over het Personeelsdossier?
Op de kennisbank XpertHR vindt u ook een grote hoeveelheid antwoorden en
vakinhoudelijke achtergrond informatie over HR gerelateerde taken zoals het
correct bijhouden van een personeelsdossier. Met stappenplannen, xpertise, jurisprudentie
en praktijkvragen worden arbeidsrechtelijke en vakinhoudelijke vragen toegelicht door onze
auteurs en vertaald naar wat dit voor u in de praktijk betekent.
XpertHR, de HR Antwoordbank
HR professionals en adviseurs zijn vaak erg veel tijd en geld kwijt aan personeelsbeleid.
Informatie moet bij verschillende bronnen verzameld worden en deze bronnen spreken
elkaar soms tegen. Bij XpertHR vindt u alles met betrekking tot personeelszaken op één
plek. Wij helpen u graag met handige checklists, arbeidscontracten, voorbeeldbrieven,
betaalbaar juridisch advies en nog veel meer. Compleet, actueel en betrouwbaar.
Benieuwd naar de mogelijkheden van XpertHR voor uw organisatie? Vraag een offerte
aan of bekijk de demo op XpertHR.nl
7
www.xperthr.nl | 0314-358 356 | XpertHR, de HR antwoordbank is onderdeel van Reed Business Information